9. Контроль и защита данных

1 Ограничения данных при вводе

Ограничения данных при вводе

Табличный процессор Calc обеспечивает быстрое и эффективное выполнение сложных расчетов, мгновенное обновление результатов при изменении исходных данных, построение графиков и диаграмм по данным в таблицах, форматирование документов и создание отчетов...  Затраченные на выполнение всех этих действий усилия могут оказаться напрасными, если в таблицу внесены ошибочные исходные данные. Поиск ошибок в исходных данных - сложная и кропотливая работа. Проще предотвратить ввод ошибочных данных, ограничив ввод только данными из определенного диапазона или заранее определенного множества значений. Такие возможности предоставляет команда
Данные - Проверка.

Рассмотрим, как можно организовать контроль и ограничение вводимых данных, на примере рабочего листа Счет для создания счета за туристическую поездку, который был разработан при выполнении темы 5.
Скопируйте лист в новую рабочую книгу; включите отображение сетки на листе (Вид - Линии сетлки для листа); из ячейки С14 удалите формулу, будем дату счета вводить.

Чтобы установить проверку вводимых значений, вначале нужно указать диапазон ячеек, на которые будут накладываться ограничения. После этого выполняется команда
Данные - Проверка
, откроется диалоговое окно Проверка вводимых значений (рис.9-1).

Диалог проверки данных

Рисунок 9-1. Диалог Проверка вводимых значений

Вкладка Условия диалога позволяет определить допустимые значения для ввода в ячейку. Поле Разрешить  содержит список из восьми типов данных, которые определяют характер вводимых данных: Все значения, Целые числа, Дробные, Список, Дата, Время, Длина текста, Диапазон ячеек. Данные выбирается одно из следующих условий проверки: между, вне, равно, не равно, больше, меньше, больше или равно, меньше или равно.

Тип данных Список  будет рассмотрен в следующем разделе.

Флажок "Пропуск пустых ячеек" отключает проверку данных для незаполненных ячеек диапазона.

Упражнение. Установите для ячейки с датой счета ограничение: счет должен быть датирован 2016 годом (см. заполнение полей на рис. 9-1). Попытайтесь ввести неразрешенные даты (день прошлого года и день будущего года). Проверьте реакцию программы на выбор Вами каждого из возможных ответов на сообщение об ошибке (см. рис. 9-2).

Ошибка ввода

Рисунок 9-2. Стандартное сообщение об ошибке ввода

Стандартное сообщение об ошибке ввода не указывает суть ограничения. Чтобы упростить работу пользователя, рекомендуется при контроле данных создать такое сообщение, которое позволило бы понять причину ошибки и исправить ее. Для этого используется вкладка  Сообщение об ошибке диалога Проверка вводимых значений (рис. 9-3).

Сообщение об ошибке

Рисунок 9-3. Создания собственного сообщения об ошибке ввода

Вкладка Сообщение об ошибке позволяет создать свое сообщение об ошибке ввода, а также указать требуемую реакцию программы на ошибку ввода данных.
Если в поле Действиевыбрано Стоп, то после выбора контролируемой ячейки невозможно ее покинуть, не введя допустимого значения.
При выборе значения Предупреждение в этом поле, пользователю будет предложен выбор: продолжить работу, сохранив недопустимое значение, вернуть к вводу в ячейку  или отказаться от введенных изменений.
При выборе в поле Действие значения Информация будет выдано сообщение об ошибке, после которого возможно продолжение работы с сохранением в ячейке введенного недопустимого значения.

Замечания. 1) Описанные эффекты действуют только при установленном флажке Показывать сообщение об ошибке при ввлде недопустимых значений. Если этот флажок снят, контроль данных не выполняется!
2) Контроль ввода действуют только после ввода или изменения данных в ячейке. Если в ячейку ввести данные, а проверку установить только потом, данные не будут проверены, до их изменения!

На вкладке Помощь при вводе (рис. 9-4) можно установить отображение подсказки для текущей ячейки.

Подсказка при вводе

Рисунок 9-4. Создание подсказки для проверки данных

Для этого нужно на вкладке  установить флажок Показывать подсказку, остальные поля заполняются аналогично полям вкладки Сообщение об ошибке.

Упражнение. Для ячейки с датой счета последовательно задайте разные виды сообщения об ошибке, изучите различные возможности ответов на сообщение об ошибке. Создайте подсказку для ввода в ячейку.